99%の人がしていない たった1%の仕事のコツ

99%の人がしていない たった1%の仕事のコツ (河野 英太郎)

日本アイ・ビー・エム株式会社
グローバル・ビジネス・サービス事業専務補佐 兼
GBSコンピテンシー開発担当マネージャー。

大手広告代理店、
外資系コンサルティング会社等を経て、
現職の河野 英太郎さんの著書です。

まじめにやっているのになぜか報われない…

そんな人は、その「やり方」を見直す必要がある。

まじめさとパフォーマンスは決して正比例ではない。

悪い意味で「まじめ」すぎると、
パフォーマンスは逆に下がる。

デキる人とは、
このまじめの「力のかけかた」を知っている。

そこにはちょっとしたコツがある。

このコツを知っているか知らないかは、
あなたのパフォーマンスをとても大きく左右する。

実は99%の人がしていない、
ちょっとした、でも効果絶大な仕事のコツを紹介…

目次

第1章 報連相(ホウレンソウ)のコツ
第2章 会議のコツ
第3章 メールのコツ
第4章 文書作成のコツ
第5章 コミュニケーションのコツ
第6章 時間のコツ
第7章 チームワークのコツ
第8章 目標達成のコツ

Amazonに移動する…

book436

動画

本書の動画を見る…

MEMO

◆背景に流れる思想① Back to Basic

・高い思想を持ち、チャレンジすることは奨励されるべきこと。
・ただし、着手すべきことはまずは基本。
・あれはあれ、これはこれ、ではなく必ずつながっているべきこと。

・一気に「将来像」に近づきたい!➡NG
・人とは違う、何か特別なことをしなければ!➡NG
・何をするかを、探すことから(自分探し)➡NG

・まずは、基本に立ち返って
・今この瞬間からでも出来ることがあるはず
・実は最短距離への第一歩

◆背景に流れる思想②逆U字仮説

・一生懸命やっているのに、損をしていないか?
・スポーツ心理学はビジネスにも応用可能

逆U字
バランスが重要「マジメとミジメは1字違い」

都市伝説
”マジメであればあるほどパフォーマンスが高い”はず

真面目過ぎと不真面目の中間くらいの”マジメ”度が
もっともパフォーマンスが高い!

◆ホウレンソウ(報連相)

上司が机に向かって仕事をしています。あなたなら、まずどう話しかけますか?➡「3分くらさい」から始める!

エレベーターブリーフィング

1)主旨を伝える(○○システムの調達ですが、IBMにしたいと思います)
➡ここで、「その件は、任せた」と言ってもらえれば、終了。
「それ、何の件?」と言われたときは、相手の情報量を勘案して文言を加える。
2)検討すべき選択肢を伝える(現在3社が最終審査に残っています)
3)判断のためのポイントを伝える(金額、提案品質、過去の経緯、その他)
4)結論を伝える(上記4点で差が出る部分だけに触れ、従って推奨はIBMです)
5)アクションの確認をする(では、契約手続きに入ります)

◆上司から何か仕事を頼まれたら➡「とりあえず」ではなく、「まず」から始める

「じゃ、とりあえず、この資料作っときます」ではなく、
「まず、この資料を作ります」から切り出す。

◆相手に何か連絡するとき、メールを送るのは最終手段

1)まずは、対面
2)だめなら、電話
3)最終手段として、メール

◆スケジュール上の優先順位は、予め決めておく

1)家族
2)お客様
3)チームメンバー
4)チームメンバー以外の仕事関係者

◆「結婚」を異文化交流に例えたフレーム「4H」

1) Honeymoon
・何をやっても楽しい
・なんか楽しそう!
・この人は何てすばらしいだ!
2) Hostility➡この時期を乗り越えることが大事!
・だんだんアラが見えてくる
・「なんか違和感ある」「むかつく!」
3) Humor
・”異なること”を全てひっくるめて、笑いに変えられる
・「もう、しょうがないな~」
4) Home
・お互い歩み寄り、それが普通になり、自分のものになる
・マンネリ/倦怠期の危険

◆「あいつ使えない」は敗北宣言と考える

「あいつ使えない」という表現は、「あの人は役に立たない」という意味ではなく「私にはあの人を使う能力がない」という意味だ。「あいつ」と指差した手の指のうち3本は自分に向かている。

◆自信があるようにふるまう

組織で仕事をするときに、
決して欠かせないのが
報告、連絡、相談(ホウレンソウ)である。

このホウレンソウを行うときに
ちょっとしたコツがある。

ホウレンソウの前に
「すみません、まだ準備不足なのですが」とか
「うまく言えないんですが」という言い訳をしてしまう人がある。

実はこれ、確実に逆効果である。

無意識にこうした枕詞を習慣として使っているなら、
今すぐやめるべきである。

自信満々にふるまうことで、
相手の反応をポジティブなものにし、
自分自身の追い風にする。

裏を返せば、自分からわざわざ逆風を作り出し、
無用な労力・時間を生むような愚はあえて冒さない。

◆流れるような説明をする

森➡木➡枝葉の順で話をする。

森:話の全体
木:話のポイント
枝葉:詳細な説明

あなたが話したいこと、
つまり「枝葉」から話しはじめるのではなく、
まずは全体像(森)を話すことで相手の頭のベクトルを
こちらに向け、話のポイント(木)を説明し、
続いて詳細説明(枝葉)に入る。

これができると、思った以上にスムーズにホウレンソウができる。

◆聞かれたことに答える

ホウレンソウで
「それで、○○さんにアポイントは取れたの?」
という質問に対して、
あなたはどう答えているか?

「○○さんは出張らしいですよ」とか
「○○さんは忙しそうだったので…」とか答えていないか?

質問者は、
「要するに、アポを取れたのか、取れなかったのか、
別の日に決まったのか、どうなんだ!早く教えてくれ!」
と思っている。

なので、
「はい、取れました」とか
「いいえ、取れませんでした」から答える。

◆要点を先に言う

特に外国人に言うときには、
まずは結論から言うこと。

起承転結はいらない。
相手は、結論が知りたいのである。

◆メールの件名を工夫する

メールを送るときは、
相手がタイトル(件名)を見ただけで、
優先度が分るようにする。

たとえば、
「○○会議について」という件名はNGである。
「資料請求:○○会議」という件名で送る。

「緊急」「要対応」「業務外」といった短いワードを
件名に入れると、相手は件名を見ただけで
優先度とどんなアクションを取ればよいかが分る。

◆CCでメールを送るときは宛先を明確にする

CC(Carbon Copy)で複数の人にメールを送るときは、
誰に対して送っているのかが明確に分るように
メールの本文の中に固有名詞(名前)を入れる。

その祭、役職で記述するより、「さん」づけが便利である。

◆BCCを有効活用する

宛先の人には知られたくないけど、
内容を知っておいて欲しい人に
BCC(Blind Carbon Copy)
で送っておくと便利である。

◆一人称は「私」にする

メールの中で自分のことは
「私」に統一する。

「小職」「当職」「弊職」といった表現は使わない。

◆メールは結論を最初に書く

ホウレンソウと同じように、
メールでもまずは結論を先に書く。

メールの件名に「お願い」「4/18休暇のお知らせ」
「○○のお願い10時まで」といった形で端的に表現した上で、
メール本文で詳しく説明する。

◆メール本文は箇条書きにする

8つ以上の要素を上げるときは7項目以下に抑える。

そして、7項目以内の要素を箇条書きで記述する。

◆文章を書くときはKISSを心がける

文章はKISS(Keep It Short & Simple)を念頭に
「短く」、「単純」にまとめることを心がける

◆この国の人口は確実に少なくなっていく…
これを解決するには、いま働ける人の効率を上げるしかない!

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする