SINGLE TASK 一点集中術――「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる by デボラ・ザック
デボラ・ザック
コーネル大学ジョンソンスクール(経営大学院)の客員教員を15年以上にわたり務め、マネジメントスキルやネットワーキングについて講義を行う。
100を超える企業、団体にリーダーシップ、チームマネジメント等の指導を行う。
オンリー・コネクト・コンサルティング社CEO…
すべてが「超効率化」する!
ハーバード、スタンフォード、MIT…
脳科学、心理学の最新研究からわかった、
超シンプルなのに超効果的な驚異の方法！
目次
はじめに――つねに「1つ」に集中する
■INTRODUCTION シングルタスクの原則――たった1つの肝に銘じるべきルール
・1日必死に働いたのに「なにもできていない」とは?
・「思考」「行動」「周囲」をコントロールする
・もっともタスクを変えない人が、もっとも能率が高い
PART1 原則を固める
■第1章 マルチタスクを封印する――「同時進行」の誘惑から逃れる
・「同時進行」をやめるだけで成果が上がる
・いつの間にか「マルチタスク」をしてしまう
・脳の疲弊と「3つの犠牲」を防ぐ
■第2章 すべてを一気にシンプルにする――「一点集中術」とはなにか?
・120分間「鋭い集中力」を維持できる
・あなたの「シングタスク度」を測定する
・日常に潜む脅威を「一覧化」する
PART2 行動を変える
■第3章 脳の「集中力」を最大化する――脳がエネルギーを出せる環境をつくる
・「他人の要求」より自分を優先する
・「シンプルに考える」ための時間をつくる
・会議を効率化する「パーキングロット」
■第4章 全行動を「1つずつ」にする――最大の成果を出せる1日の行動法
・「午前中」になにを終わらせるべきか?
・「類似タスク」をまとめて片づける
・「ラリー」を減らせば時間が増える
■第5章 5分で周囲の信頼をつかむ――「ノー」を言うことで人望を集める
・言葉より「行動」のメッセージが強い
・「ただ聴く」だけで信頼される
・人の「期待」をコントロールする
PART3 定着させる
■第6章 賢者の時間術「タイムシフト」――「最重要課題」を攻略する
・あなたの「バイタル・フュー」はなにか?
・「時間の節約」は意味がない
・脳を「マインドフルネス」の状態にする
■第7章 継続する方法――24時間「いまここ」にいつづける
・オフの時間の「シングルタスク度」を測定する
・「帰宅直後の1時間」の工夫
・シングルタスクをいつまでも「継続」する
MEMO
SINGLE TASK 一点集中術
◆幸福になるカギは、
今という瞬間にどっぷりひたることにある。
◆「今を生きろ」という格言があるが、
それは「生涯を通じてシングルタスクを続けなさい」という意味である。
◆食事の際には、
食材の噛み方にまで影響が及ぶ。
食事をしながらマルチタスクを試みると、
過食や消化不良を引き起こす。
◆ゆっくり本を読むと「快感」「共感」「集中力」をもてるようになり、
深い理解を得られるうえ、ストレスを減らすこともできる。
なんの邪魔も入らない場所で最低30分は読書に没頭する。
◆タイムシフトとは、
生産性の高い時間とリラックスする時間を交互にもつという手法だ。
生産性を上げたいのなら、
「タイムシフト」に効果があることを肝に銘じよう。
◆人はさまざまな方法で時間を節約しようとしているが、
時間は節約などできない。
使うことしかできないのだ。
しかし、賢くも、愚かにも使うことができる。
◆問題を抱えた友人にアドバイスするのは簡単だ。
ところがいざ自分の身に問題が起こると、
そう簡単には対処できないものだ。
その一因は、
つい「自分中心」に考えてしまうので、
客観的に問題をとらえるのが難しくなることにある。
こんなときは「言葉」をうまく使って自分をだまして、
自分に起こった問題を他人に起こった問題のように考えるといい。
いま直面している問題に対して、
「彼」「彼女」などの３人称、もしくは「自分の名前」を主語にして、
文章を書いたり、頭のなかで言葉にしたりして自分を見つめる。
◆みずからの感情と経験に触れれば触れるほど、
ほかの人の頭にどんな考えがよぎるのかを、
より正確に、より豊かに想像できるようになる。
現代社会は、
思考より行動を重視すべく進化をはたしてきた。
ところが現実には、
じっくりとひとりで考える時間をもつからこそ、
日々の生活が有意義なものになる。
◆質の高い仕事をするカギは「些末な多数（トリビアル・メニュー）」と
「ごくわずかな重要なもの（バイタル・フュー）」を区別することにある。
そのためには、
自分のタスクを丁寧に見直し、
最重要なタスクと、
とりあえず後回しにできるものとを区別するとよい。
◆過去についてくよくよと考えるのも
不安な将来を思い描くのも、
無益なだけでなく、
怠惰にすぎない。
◆シングルタスクをするには、
いまという瞬間、
ほかの要求にいっさい応じることなく、
一つの作業だけに取り込むことが求められる。
◆シングルタスクとは、
「いまここにいること」
「一度に一つの作業に没頭すること」
を意味する。
◆注意を分散させていると、
情報を記号化しにくくなる。
すると記憶力が低下し、
なにも思いだせなくなる事態も生じる。
◆脳は複雑な２つのタスクを同時に処理することができない。
ただ、その２つのタスクが脳の同じ部位を使わない場合は例外となる。
２つの無関係な作業があったとして、
そのうち一つが意識的な努力を必要といない場合のみ、
それらを同時におこなっても不利益はない。
◆「何かをしているときに、
別のこと（タスク）に集中することはできない。
なぜなら２つのタスクの間で「干渉」が生じるからだ。
人にはマルチタスクをこなすことなどできない。
◆人間は実のところマルチタスクなどしていない。
タスク・スイッチング（タスクの切り替え）をしているだけだ。
◆そもそも人間の脳は、
一度に複数のことに注意を向けることができない。
◆シングルタスクの原則
一度に一つの作業に集中して、
生産性を上げる。
▶頭のなかの余計な雑念に邪魔をさせない
▶外からの刺激をシャットアウトする
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◆「一点集中」で生産性を最大化する
▶シングルタスクの原則とは「一度に一つの作業に集中して、生産性を上げる」こと
▶シングルタスクを始めれば「１日働いて何もできなかった」という徒労感がなくなる
▶一点集中術は、もっとも重要なことに注意を引き戻せるシンプルな方法
▶作業の能率が落ちる原因は２つ 「頭に浮かんだ別の思考」と「外部からの刺激」
▶タスクをあまり切り替えない社員こそが、もっとも能率が高い
▶マルチタスカーはシングルタスカーより、外部からの刺激で能率を落としやすい
▶「これまでマルチタスクが役立ったことはあるか」と自分に問いかけてみる
◆何があっても「マルチタスク」を試みない
▶マルチタスクを試みることにより、あらゆるタスクが混乱する
▶タスク・スイッチングをすればするほど能率が落ちる
▶「干渉しないタスク」「注意を要さないタスク」のみ同時にすることが可能
▶気が散っていると、「状況の変化に対応する柔軟性」が低下する
▶マルチタスカーは「集中力が弱く生産性も低い」ことが研究でわかている
▶一度に複数のことをしようとすると、脳の「前頭前野」の取り合いが起こる
▶人はすでに目の前にあるものより「目新しいタスク」に目を向けたくなる性向がある
◆「いまここ」に集中し、「一つ」だけに没頭する
▶「いまここにすること」「一度に一つの作業をすること」を徹底する
▶シングルタスクに専心することで「ゾーン」に入ることができる
▶シングルタスクは「エネルギー」✕「集中力」を生み出す
▶空白の時間に「繰り返し同じ悩みを考えること」が無駄に時間を奪っている
▶ミーティングの最中は、心と肉体を同じ場所に存在させる
▶「シングルタスク度自己評価表」で自分を知り、改善点を検討する
▶SNSや電話の相手より、「目の前にいる相手」を常に優先する
◆脳が力を発揮できる「最高の環境」をつくる
▶「相手に高く評価されたい」という欲求から中途半端に複数のことに手をださない
▶「シンプルに考える」ための時間を毎日「５分以上」確保する
▶マルチタスクを続けていると、「コルチゾール」が分泌され、脳機能が低下する
▶煩雑な情報の中で「一つ」にフォーカスするために「パーキングロット」を使う
▶「メモ」をとるころで、脳に負担をかけずに記憶を管理する
▶デジタル機器をアナログ機器に変えるだけで「集中力」を上げられる
▶電話や打ち合わせの際は、先に「制限時間」を伝える
◆タスクをまとめて「集中的」に処理する
▶毎朝「３～５分」の時間をとり、今日の予定をすべて書き出す
▶「類似タスク」をグループ分けし、まとめて同じ時間に処理する
▶メール送信は「出社時」「昼休み前」「退社前」の３回に制限する
▶メール文末に「一言」加えることで、不毛なラリーになるのを防止する
▶積み上がった仕事は「１✕10✕1」システム(※)で一気に解決する
▶１日２回、「空白タイム」をスケジュールに強制的に入れてしまう
▶毎日「小さな目標」を設定して、達成できたかどうか記録を続ける
※まずは、「１分間前後で片付けられるタスク」に今すぐ着手する。次に、「10分以内で片付けされるタスク」を特定する。このグループのタスクは、１日のうちできるだけ早い時間帯に取り組む。最後に残ったグループは、「片付けのに１時間か、それ以上かかるタスク」だ。こうしたタスクは、作業に取り組む時間を今後２、３日のスケジュールのどこかに予定として組み込む。
◆人の要求に「短時間」で効率よく対応する
▶一つのプロジェクトに取り組んでいる合間に「別の仕事」の確認をしない
▶「管理能力」はIQやスキルの高さよりも、個々の相手を丁寧にケアできるかで決まる
▶ほんの数分でいいので、部下や顧客に「完全に集中」して対応する
▶会話に没頭して、相手が発する「真のメッセージ」を見抜く
▶相手に敬意を抱いていることを示す「シグナル」を意識して使う
▶すべての質問や問い合わせに即座に応じていたら、成果はなにもあがらない
▶敬意を示しながらきっぱりと「ノー」を言うことで相手の信頼を獲得する
◆「最重要課題」に最大限の時間を投下する
▶多忙であることを強調する人は「成果」よりも「多忙さ」に安心している
▶「バイタル・フュー※」という最重要タスクを明確にして、最優先で取り組む
▶「情報の洪水」が侵入してこない環境を整え、静かに考える時間をつくる
▶「３人称」を主語にして、問題ｊを客観的に考える習慣を身につける
▶時間を「節約」するのはやめて、より賢い時間の使い方をする
▶生産性の高い時間と、リラックスの時間を交互にもつ「タイムシフト」を活用する
▶日常と別の「創造的」な活動に没頭することで脳にエネルギーを送り込む
※「重要なものはごくわずかしかない」というバイタル・フューの法則。
◆シングルタスクはいつまでも「継続」する
▶自己評価表を使い、オフの時間の「シングルタスク度」を測定する
▶食事でも人との会話でも、すべてにおいて「一度に一つ」の原則を徹底する
▶帰宅直後の１時間は、スマホを離れた場所に置いておく
▶「いま、いちばん大切なこと」を明確にし、１つずつ誠実に「実行」する
▶まわりにも注意してもらい、「ささやかな例外」を認めない
▶「一つのこと」に専心すると、充足感が上がり、幸福度も向上する
▶目の前の作業に没頭することで創造性を発揮し「最大の成果」を上げ続ける